Læresetninger om e-post

Debattinnlegg: E-post er i dag den suverent mest brukte kommunikasjonsformen mellom lærere i barne- og ungdomsskolen og elevenes foresatte. De aller fleste lærere bruker e-post slik de bør, men litt for mange lærere er ikke å så profesjonelle eller systematiske i sin informasjonsvirksomhet som de foresatte kunne ønske.

Se også dette debattinnlegget publisert i Utdanningsnytt

Staten har imidlertid ikke laget noen retningslinjer for hvordan lærerne skal bruke e-post. Dette bekrefter Fylkesmannen i Oslo i en e-post til meg. Så her kommer et grunnkurs i e-post rettet mot landets mange lærere, utformet på bakgrunn av egne erfaringer.

· Systematikk: Hva vil du informere foreldrene om per e-post , hva kommer som ranselpost, hva ønsker du å diskutere i foreldremøtene og hva blir kun publisert på skolens nettsider? Det hadde jo vært en fordel hvis utdanningsmyndighetene hadde lagt retningslinjer for dette, men siden de ikke finnes, bør du som lærer forsøke å avklare dette. Vil du for eksempel sende noe informasjon kun som ranselpost og ikke med e-post? Dette er spesielt viktig informasjon hvis foreldrene bor to steder. Gjør en jobb for å systematisere informasjonsflyten. Foreldre som gis skikkelig informasjon, må du også kunne stille forventinger tilbake til. Dette er vinn-vinn.

· Standardinnhold: En e-post skal inneholde flere standardelementer. Den åpnes alltid med en hilsen, ”Hei foreldre” eller ”Til foreldrene i 5A”. Åpningen skal rydde vekk eventuell tvil om hvem e-posten er rettet mot. Alle meldinger må også ha et korrekt tema eller korrekt emnebeskrivelse. Dette er ting som faktisk må med! E-posten avsluttes ikke bare med lærerens navn ”Eirik”, men med ”Vennlig hilsen Eirik”. For det er vel ikke noen tvil om at du er vennlig?

· Profesjonalitet: Hvis du skal svare på en konkret henvendelse, refererer du konkret til denne. ”Takk for at du sendte meg innspillet om arbeidsro i timene. Jeg har sett på saken og kommet frem til at…” Hvis du unnlater å gjøre dette, unnlater du også å anerkjenne betydningen av avsenderens henvendelse. Ikke alle henvendelser er like nyttige, men som en profesjonell representant for skoleverket, er lærerens oppgave å bidra med entusiasme, uansett hvor tung skolehverdagen eventuelt kan være.

· Vis at du er effektiv: E-posten skal ikke skrives etter hagle-prinsippet hvor lærer Eirik sier at klassen skal på museet, men at han trenger to foreldre som kan bli med. Resultatet kan bli et kaos hvor alle sender e-poster til alle om hvorvidt de har anledning eller ikke. Mange vil oppfatte at de må velge mellom pest eller kolera: Enten å bidra til å belaste hverandre med enda flere e-poster, eller å ikke svare og dermed fremstå som uhøflige. Alle e-poster må være systematiske på den måten at de inneholder klare og rasjonelle handlingsalternativer for den enkelte.

· Personvern: Er saken du tar opp egnet for e-post? Den skal i minst mulig grad inneholde sensitive opplysninger. Noen saker egner seg enkelt og greit ikke for e-post. Da bør du kalle inn til et møte, eller foreslå samtale per telefon. Hvis du merker at en sak er moden for å forlate den skriftlige sfære – si fra om dette og ikke drukne deg selv i et e-post-dragsug.

· Nye familiemønstre, nye utfordringer: Bor foreldrene hver for seg? Ja, da skal du faktisk gi samme informasjon til begge foreldre. (Se Barnelovens regler om foreldreansvar, jf. barneloven § 30 og § 34: Dersom begge foreldre har foreldreansvar, må skolen kommunisere med begge.) Dette betyr at du har et lite problem hvis den ene forelder tar opp en sak med deg vedrørende eleven, og sier at den andre forelder ikke skal involveres. Din oppgave blir å finne en løsning på saken til beste for eleven. Husk bare at du må være forsiktig med bruken av e-post i slike tilfeller.

I tillegg til disse punktene, har jeg en bønn: Selv om turen til museet var vellykket, ikke send alle bildene i en diger e-post på 20 megabyte til alle foreldrene. Dette kan i verste fall bety at mottakerne ikke klarer å laste ned meldingen eller må slette meldingen straks for at den ikke skal belaste serveren. Last heller bildene opp på skolens nettside, eventuelt bak passord.

Nettet er for øvrig fullt av mer eller mindre gode tips om hvordan man skal bruke e-post. Og siden myndighetene ikke er opptatt av å samle erfaringene med e-post-bruken eller å lage offisielle retningslinjer, ligger det et visst potensial for skolene i å gjøre en bra jobb på området.

Hvorfor kan ikke din skole bli den første som innfører retningslinjer for e-postbruken mellom lærere og foresatte og dermed skaper enda bedre forutsigbarhet og trivsel for elever, lærere og foresatte?